Muchas empresas
llamadas corporativas vienen implementando
soluciones para mejorar sus procesos internos
y optimizar su cadena de abastecimiento. En
ese sentido cada vez más los estándares
de calidad y cumplimiento exigidos a los proveedores
son mayores.
Tomando en cuenta que este grupo de empresas
abastecedoras de productos y servicios a la
gran empresa son en su inmensa mayoría
Pymes, se hace necesario atomizar la demanda
a través de mecanismos que permitan
ahorrar costos y elegir la opción más
adecuada en el menor tiempo posible.
Esta forma de administrar a la cartera de
proveedores convierte a la compra de productos
y servicios en un “proceso inteligente”,
el cual puede ser aprovechado no sólo
por la empresa que compra sino por la gran
mayoría de empresas pequeñas
que muchas veces no cuentan con la opción
de poder “presentar” su producto
de manera personalizada a un ansiado “gran
cliente”.
Un claro ejemplo
de este tema lo constituyen las compras del
Estado al sector privado. Actualmente existen
miles de pequeñas empresas que pueden
abastecer al Gobierno de diferentes bienes
y servicios, por lo que sin lugar a dudas
que la adopción de
una política agresiva para modernizar
las compras del Estado mediante esta tecnología
rompería muchos paradigmas y facilitaría
el acceso universal a la posibilidad de concretar
negocios en gran escala.
¿Qué
elementos forman parte del e-purchasing como
medio para ahorrar costos y procesos administrativos-operativos?
Mauricio Reyes explica que para beneficiarse
del e-procurement, las empresas deben definir
una estrategia clara de compras, utilizar
las herramientas del e-procurement, e integrar
procesos y atender las posibilidades de ahorro
dentro de la organización, a efectos
de que se conozcan los requerimientos de compra
presentes y futuros, así como las prácticas
de compra y los contratos. Asimismo, agrega,
se deben construir los perfiles de gasto –quién
compra qué, de quien y por cuanto–,
analizar los mercados para descubrir nuevos
proveedores, nuevos productos, nuevos servicios,
cambios en la competitividad y los procesos
internos. Por ello, el primer paso es definir
una estrategia de precios en el Mercado. El
objetivo de utilizar esta metodología
es atender las necesidades de compra de toda
la organización y no de unidades o
departamentos individuales.
En ese
sentido, dentro de los procesos señalados
por nuestros entrevistados tenemos:
Menores costos de adquisición por uso
de contratos de largo plazo.
Proveedores preferentes y disminución
de las situaciones fuera de procedimiento
o bypasses. Menores tiempos para el
ciclo de Compras.
Menores inventarios por un adecuado uso del
Just in Time.
Menor cantidad de órdenes de Compra.
Uso privilegiado de información sobre
gestión de proveedores.
Uso de reportes de gestión automáticos
que permiten tomar mejores decisiones de negocio.
Eliminación de papeles y desorden.
Reingeniería de procesos.
Participación en marketplaces (mercados
electrónicos vía Internet).
Elementos claves:
a) Comprador
b) Vendedor
c) Catálogo
d) Precio
e) Subasta
f) Negociación
g) Orden de Compra
h) Pago
Estos elementos claves, explica
Fernando Castillo de Microsoft, una vez automatizados
permiten el ahorro sustancial de costos, permitiendo
que el proceso en sí sea más
rápido, sin errores y el comprador
pueda elegir entre la mejor alternativa (no
necesariamente la de mejor precio). El ahorro
no está siempre medido desde el punto
de vista del menor precio, si no lo que al
final le agrega mayor valor a la empresa.
¿De qué
manera se beneficia el entorno empresarial
con el uso de esta tecnología y en
qué sectores económicos encuentra
un rápido crecimiento y expansión?
Para Francisco Garmendia, en una situación
de recesión como la actual, en la que
vender más es sumamente difícil,
la reducción de costos surge como alternativa
lógica y la eficiencia que se genera
a través del e-procurement redunda
en menores costos
