Revista Julio

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Edición Julio 2000

COMERCIO ELECTRONICO

El valor del ERP en los negocios

Por Ruy Campos-Dugone (*)

Contar con un sistema ERP (Planificación de los Recursos Empresariales) tiene grandes ventajas, entre las cuales están el acceso a una tecnología de clase mundial, la reducción de costos, el aumento de productividad, la automatización de procesos, la integración del negocio y la incorporación de las mejores prácticas mundiales de la industria. Así, los beneficios de contar con una solución ERP generan un valor agregado vital para cualquier empresa.

No obstante, en el mercado no hay un consenso o certeza generalizada de algunos de estos beneficios y se los considera simplemente como buenos argumentos de ventas, que en pocos casos se logran obtener.

Si analizamos la realidad peruana, aproximadamente la mitad de las empresas que pueden acceder a esta tecnología ya lo han hecho; entonces, ¿por qué las empresas restantes pierden la oportunidad de lograr ventajas competitivas que las diferencien de sus competidores?. Vienen a mi mente varias respuestas, pero al margen de la situación económica y política del país, una de las principales causas por la cual muchas empresas no han optado todavía por este tipo de tecnologías, es por la coyuntura que se plantea al echar a andar estos sistemas.

Todos hemos escuchado, directa o indirectamente, de situaciones conflictivas durante la implantación de soluciones ERP. Hay experiencias, locales e internacionales, que han ocasionado grandes pérdidas a las empresas, otras que han burocratizado los procesos de tal manera que han triplicado los tiempos de ejecución en la emisión de una orden de compra; y se sabe de proyectos mal liderados que han cuadruplicado el original en esfuerzos, presupuestos y tiempos.

La experiencia nos enseña que todo proyecto de implantación de ERP oscila entre un rango medio de "nivel de ruido" que generalmente se encuentra dentro de valores aceptables. Este nivel de ruido usualmente se debe a la reacción natural del ser humano ante lo nuevo y al cambio que estas tecnologías traen consigo.

Adicionalmente, podemos mencionar situaciones internas y externas, mayoritariamente planificables, que surgen en el desarrollo del proyecto y que ocasionan algún "temblor" adicional durante el mismo.

Ante esta situación, las principales casas de software del tipo ERP, las llamadas JBOPS - J.D. Edwards, Baan, Oracle, People Soft y SAP (que tienen más del 60% del mercado de los ERP a nivel mundial), han lanzado al mercado soluciones aceleradas, cuyo principal objetivo es presentar al mercado una alternativa diferente de implantación que reduce los riesgos y costos del proyecto, principalmente en los aspectos vinculados a los servicios del socio tecnológico seleccionado. Algunos ejemplos son "ASAP" de SAP, "Fast Foward" de Oracle, "Express" de J.D. Edwards y "On Board" de Baan.

Todas las tienen puntos a favor y puntos en contra; la elección de la misma debe hacerse luego de un análisis detallado de la situación actual de la empresa, revisando la disponibilidad de recursos con experiencia, aspectos vinculados con liderazgo y conocimiento de la organización, la madurez y credibilidad en los procesos existentes y la confiabilidad de los datos.

Adicionalmente al factor humano "talento/conocimiento", la nueva era económica nos sugiere tres factores de presión en las empresas: tecnología, procesos y comunicación. Las dos primeras pueden obtenerse de manera muy sencilla. La comunicación es única y es el factor distintivo que logra el posicionamiento en la mente de los consumidores.

De esta manera, podemos replicar de manera exitosa tecnología y procesos que hayan dado resultados en una empresa del sector sin tomar demasiados riesgos en el proyecto inicial mismo.

El incorporar una solución ERP nos permitirá ser más eficientes y competitivos, pero estaremos involucrados en proyectos de implantación continuos donde se deberán balancear tres factores: tiempo, recursos y costos. La alta gerencia de la empresa debe brindar los medios y recursos necesarios al equipo de trabajo para evitar las clásicas respuestas "no hay tiempo" y "no hay soporte" por parte de la organización y el desfase entre lo que se desea del producto y lo que realmente se obtiene del mismo.

(*) Consultor y asesor de E-Comerce.

CARACTERÍSTICAS DE LAS ESTRATEGIAS DE IMPLANTACIÓN

El siguiente cuadro sintetiza las principales características de los dos tipos de estrategias disponibles para iniciar un proyecto de implantación de un sistema ERP:

Estrategia Tradicional	Estrategia Acelerada
La empresa lidera y ejecuta el proyecto con el apoyo de una empresa consultora.	La empresa supervisa el proyecto y éste es ejecutado por una empresa consultora.
Se realiza una revisión de los procesos actuales, se define un modelo funcional y tecnológico de empresa a ser implementado que responde al plan de negocios actual y futuro.	Se utiliza un modelo existente de empresa que se basa en las mejores prácticas mundiales probadas. Generalmente existe un desfase de tiempo entre el modelo escogido y la última versión del producto.
El modelo de negocios que se desarrolla es único, esta basado en el tipo de industria y sugiere las mejores prácticas de la misma, refleja la estrategia de la gerencia de alto nivel y se desarrolla considerando todos los recursos que existen en la cadena de valor de la empresa.	El modelo de negocios que se elige, ejecuta las mejores prácticas que se han obtenido de las empresas líderes del sector, permite seleccionar algunas variables que tienden a reflejar la estrategia de la gerencia de alto nivel y no permite tanta personalización a la realidad de la empresa.
Al liderar el proyecto la empresa se involucra totalmente en el mismo, esto trae un sinnúmero de ventajas y permite lograr un nivel adecuado de autonomía futura para modificar el sistema que respondan a los cambios del mercado.	La empresa comparte el riesgo de implantación con el socio tecnológico seleccionado. Esto permite minimizar las situaciones imprevistas durante el proyecto, lo cual ocasiona menos desvíos en los esfuerzos, tiempos y presupuestos.
La empresa debe asignar los mejores recursos que tiene al proyecto para lograr los objetivos. Esto trae cierto riesgo operativo durante el proyecto, adicional al riesgo propio del mismo.	No se obtiene el grado de autonomía adecuado, lo cual establece una dependencia con el proveedor. Esto incrementa el costo de mantenimiento del sistema.